ベビーシッターも保育士も普段保護者様とメッセージでやりとりしますよね。
メッセージの基本的なビジネスマナーは把握していますか？
対保護者様の多くは社会人経験があり、会社でメッセージのコツについて教わってきた人ばかり。
そんなビジネスマナーに長けている顧客相手に対してどんなメッセージを送ってますか。
メッセージ１つで信頼関係の構築に影響が出るといっても過言ではありません。
いち社会人として、いちお金を払っても良いと思われるほど常識的な取引相手になれるよう、
基本知識から身につけていきましょう。
メッセージの基本：タイトルは本文に沿った内容に
数多くの受信メールから、自分が見たい内容のメールを探し当てるって、なかなか難しいですよね。
そんな時にタイトルに「明日のお預かりの件について」といったように、タイトルに本文の内容がわかるような一文があると尚分かりやすいです。
また、求人応募先にメールを送る際は「明日の面接について：佐藤花子」といったように、名前をタイトルにいれると、採用担当者はすぐにあなたの情報に行き着くことができ、また、数多くの応募者と違いを見せることができます。
タイトルひとつとっても、相手のストレスを緩和できるので、大切にしたいですね。
メッセージの基本：本文の最初に相手の名前を書く
こちらもあるとないとでは、印象は大きく変わります。理由は「ちゃんと自分宛てに送られてきた内容だとわかる」から。例えば自動送信で送られてくるメールと、一語一句自分の為に書いてもらった文章だとどちらが心に残りやすいでしょうか。当然後者ですよね。本文の頭に自分の名前があることで、「あ、私だけに向けた内容なんだ。」とメールの内容にも意識が向きやすくなります。もちろん、本文にも保護者様やお子様の名前があると、自分や子どもの名前が呼ばれたような気になり、承認欲求が満たされます。ただ、通常知り合いとのメールではしないように、冒頭に名前を入れるとやや形式的にもなるので、メールの送り相手によっては、一日の中で一番最初だけに留めておいてもよいかもしれません。相手が法人や仕事の取引先の場合は、「株式会社○○ 営業部営業課 ○○××様」といったように、しっかり部署名から名前までしっかり入れるようにしましょう。
メッセージの基本：ひと言挨拶をして名乗る
会社からのメールでは定番の「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××でございます。」といった＜挨拶＋名乗り＞これがそれにあたります。最初のやりとりでこの名乗りがないと、「え、あなたは誰なの？」といった状態で本文を読み進めるため、はてなマークと不信感を自然に抱きかねません。ですので、最初に簡単な挨拶と名乗りを挙げることで、相手方のストレスも減らすことができます。
例として
・「お忙しいところ失礼いたします。株式会社○○保育園の本部スタッフ ××と申します。」
・「平素よりお世話になっております。ベビーシッター会社〇〇に所属しております、○○です。」
などがあります。相手の心証を良くするためにとても有効ですので、是非お試しください。
メッセージの基本：用件は簡潔に伝える
メールの本文があまりにも長いと、「あれ、つまり何が言いたいんだろう」と相手を混乱させてしまうことがあります。読み手のストレスを軽減するために、以下のポイントを抑えましょう。
・簡潔にわかりやすく
良い例：）
事前面談のURLを作成しましたので、以下を確認ください。
・開催日時：10月１日（水）15時～
・URL：https://ーーーーー
※パスコードを入力してご入室ください。
悪い例：）
〇月〇日にご依頼いただいた件の事前面談の日時とURLを送信します。日時は10月１日（水）の15時から行います。zoomで行います。作成したURLはhttps://ーーーーーです。パスコードを入力してからご入室ください。
どちらの方がパッと目にして情報が入りやすいか、一目瞭然ですね？
間隔もなく、メリハリなく書かれているメールを見ると、要点がわからず読み手は何をしたら良いかわからなくなってしまいます。用件を伝えた上で補足する流れを整え、適度に開業や段落分けをして見やすく整えるのが大切です。
メッセージの基本：締めの挨拶を添える
こちらもビジネスマナーの大切なひとつです。締めの言葉は相手への思いやりや配慮を通して大きく印象を変えられる一言です。逆に締めの挨拶がないと冷たい印象になりますので、必ず入れるようにしましょう。
例：）
・引き続きよろしくお願いします。
・今後ともご協力をお願いできますと幸いです。
・ご不明な点がございましたらご連絡ください。
・お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
メッセージの基本：署名を必ず書く
メッセージの最後に「名前、住所、電話番号」などがあると自分を証明する上で大変効果があります。
個人情報の流出が気になる方は所属しているシッター会社と名前だけでもよいかとおもいますが、
個人で運営している方や法人を相手にやりとりする方は、サービス名や連絡先を覚えてもらう為に有効かと思います。
＜署名の内容例＞
・会社名
・住所
・電話番号・FAX番号
・メールアドレス
・会社のホームページのURL
署名をメッセージツールに入力しておくと手間が省けすのでおすすめです。
また、相手により印象を与えるために、装飾付きの署名も使用して良いかと思います。
「メール 署名 テンプレ」などとWeb検索すると、おしゃれなものやビジネス向きのものが表示されますよ。是非ご自身にあったものを探してみてください♬
ケース別のビジネスメールの例文
【問い合わせが来た時】
件名：
お問い合わせいただいた〇月〇日ご依頼の件【ベビーシッター佐藤花子】
本文：
◯◯様
お世話になっております。
ベビーシッターサービスの△△に登録しています、▲▲と申します。
この度は〇月〇日のご依頼についてお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
〇月〇日ですが、10:00~14:00までの間でしたらお預かりができます。
また最寄り駅は●●線〇〇駅となっており、往復の交通費は〇〇円となっています。
乳児クラスの担当を3年受け持っていたこともあり、〇〇様のお力になれたら幸いです。
是非ご検討のほど、よろしくお願いします。
他にもご不明な点がございましたら、いつでもお問い合わせください。
ご連絡お待ちしております。
署名
【お預かり前日の連絡】
件名：明日〇月〇日お伺いの件について【ベビーシッター佐藤花子】
本文：
◯◯様
お世話になっております。
ベビーシッターサービスの△△に登録しています、▲▲と申します。
暑い日が続きますが、皆様お変わりございませんか？
私は36.6℃の平熱で、家族も変わりありません。
明日はいよいよお預かりの日となります。
予定通り〇時～お伺いいたしますが、準備時間も含めて10分程前に到着する予定です。
今から●●くんとなにして遊ぼうか楽しみにしています。
明日はなにとぞよろしくお願いします。
署名
メッセージの基本：メール送信時のマナー
メールを送信する前に必ずしていただきたいことがあります。いずれも基本的なものではありますが、うっかり取りこぼして信頼関係に傷がつくこともありますので、油断せず注意していきましょう。
①メールを読んだらすぐに返信する
最低でもその日の内に返信できるようにしましょう。すぐに回答が出来ない場合は、「現在取り込んでいまして、あと30分後でしたらお返事ができそうです。」などと先の見立てをしてあげると良いと思います。
②名前を間違えない
多くのお子様をお預かりしていると、似ている名前の子も出てきますよね。うっかり予測変換して漢字が違ったり、呼び名が異なると、保護者様は適当に扱われていると感じ、不信感を抱きかねません。送信前に必ず確認するようにしましょう。
③URLを送る際は、送信前に一度自分でもクリックしてみる
URLは一語でも削除されていると正しいリンク先に接続できません。相手がきちんと動作を行えるか、事前に自分でも確認してみましょう。
まとめ
いかがでしたか？今回は基本的なメッセージの基本をお伝えしました。この基本ができていないシッターさんや保育士さんはかなり多くいますので、実践するだけで差をつけることができます。
是非今日から取り組んでみてください。
コメント