ビジネスメールって丁寧にすればするほど、つい固くなりがちですよね。
また、文字だけのコミュニケーションは誤解が生じやすく、言葉遣いで印象を左右します。
普段のメールとは異なり、絵文字なども使えないので感情がなかなか伝わりませんが、ちょっとしたコツで印象を和らげたり、より良い印象を与えられるようなビジネスメールのコツがあるのでご紹介します。
どれも基本的なことなので、是非覚えていきましょう。
ビジネスメールのコツ①：心遣いを感じるひと言を入れる
ベビーシッターの場合、完全にビジネスメールだと業務的に感じ、冷たい印象を与え兼ねません。
そんな時に心遣いを感じるひと言を入れると、心和らぐ印象を与えます。
例えば、メールの冒頭に「寒くなりましたが、お変わりありませんか？」「さわやかな秋風を感じる日も増えました。」と簡単な時候の挨拶があると柔らかい印象になりますね。
また、メッセージの最後に一文入れることも有効です。
「今回も天気が良さそうなので、どんぐり拾いを沢山楽しめそうです♪」とか、「メールで教えていただいた道順で行ったら、わかりやすかったです！」など、お子様や保護者様との会話に出てきた話に関することを一言入れると親近感がわき、距離がぐっと縮まるかもしれません。
ビジネスメールのコツ②：ありがとうから書き始める
本文に入る前に感謝の言葉を入れてみましょう。
誰でも基本的に感謝されると嬉しいものですよね。自分と関わってくれる相手への感謝の思いを冒頭で伝えると、読み手も気持ちよく内容を読み始めることができます。
例：
「いつもありがとうございます。」
「ご連絡ありがとうございます。」
「お問い合わせありがとうございます。」
「ご対応ありがとうございます。」
「先日はお時間いただきありがとうございました。」
ビジネスメールのコツ③：クッション言葉を使う
保護者様も普段は家事に育児、仕事などをしてお忙しい方が多いですよね。そんな中で何かを依頼するとき、依頼を断るときなどする時があると思います。
そんな時は、いきなり用件に入るのではなく「お忙しいところ恐縮ですが……」「大変申し訳ございませんが……」などクッション言葉を用いると、相手を思いやる気持ちを添えることができます。
例：
「お忙しいところ恐れ入りますが」
「大変恐縮ですが」
「残念ながら」
「誠に勝手ながら」
「お手数ですが」
「差支えなければ」
「失礼ですが」
ビジネスメールのコツ④：語尾を優しくする
言い方ひとつで冷たく感じるもの。例えば、「なにかありましたら、連絡させてください。」というのと、「なにかありましたら、ご連絡させてくただきたく存じます。」というのと、どちらがソフトな言い回しに感じますか？口に出して言う分には前者でもよいのですが、文章だと冷たく感じることがあります。ですので、少しへりくだったかのような言い回しだと、柔らかい印象を与えることができます。
例：
お願いします⇒お願いできますか、お願いいたしたく存じます、お願いできればと思います、など
してください⇒していただけますか、していただけますと幸いです、いただきたく存じます、など
できません⇒いたしかねます、ご対応が難しいです、など
ポイント：よくある間違い
・「頂く」と「いただく」
「頂く」を使うのは、「もらう、食べる（飲む）」の謙譲語です。何かをもらった時以外はひらがなの「いただく」を使いましょう。
・二重敬語に注意
「お願いできますでしょうか」「していただけますでしょうか」という表現は丁寧語の「です」と「ます」が２つ入った二重敬語となり、文法的に不正解です。
まとめ
いかがでしたか？今回は好印象に繋がるビジネスメールのコツについてお伝えしました。
文字だけのコミュニケーションだと、相手がどんな感情や声色なのか想像がつかないですよね。文字の問題は文字で解決するのが一番です。ちょっとした工夫で、相手への印象は変化しますよ。
是非試してみてください🌷
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